La pandemia significó un antes y un después en la cultura laboral en todo el mundo. Sin embargo, el cambio más trascendente ha sido sin duda la oficina virtual, pues aún sin haberla llamado de esta manera, permitió a las compañías seguir funcionando sin necesidad de un espacio físico, siendo así una herramienta súper valiosa para los colaboradores, al darles una flexibilidad que antes no podían experimentar.
Desde este hecho coyuntural, la digitalización creció un 80%, algo que ha logrado que las empresas, de diferentes tamaños e industrias, puedan ofrecer un esquema de oficina virtual completo de una forma mucho más organizada.
En este sentido, todo indica que la cultura laboral irá migrando cada vez más hacia la virtualidad y al trabajo remoto, como puede verse todavía en tendencias como el metaverso. Por tanto, ahora es buen momento para conocer apropiadamente este elemento, y saber cómo diseñarlo en tu empresa apropiadamente.
¿Qué es una oficina virtual y cómo funciona?
Ya sea para trabajos híbridos, totalmente home office o para departamentos específicos de una empresa (como pueden ser los de RRHH), la oficina virtual se refiere a un grupo de servicios mayormente basados en Internet, los cuales hacen que una organización no requiera de estar un lugar físico para realizar sus funciones.
A grandes rasgos, una oficina virtual permite a los colaboradores realizar sus labores o trámites por vía remota, sin la necesidad de sacrificar la eficiencia y una alta colaboración entre los equipos.
Por tanto, internet se vuelve un elemento central para intercambiar documentos, hacer videoconferencias y establecer una comunicación entre diferentes equipos de trabajo, todo sin importar la hora o el lugar.
¿Cómo diseñar una oficina virtual de RH paso a paso?
Quizás no te hayas dado cuenta, pero a estas alturas, es probable que ya estés familiarizado con el concepto y modalidad de oficina virtual. Además, seguramente has encontrado en él un mayor número de bondades respecto al trabajo presencial.
Sin embargo, implementar una oficina virtual requiere mucho más que implementar herramientas como Slack, Zoom o Microsoft Teams. Y es que dependiendo del equipo o área que se trate, existen herramientas que pueden hacer más fácil tu día a día, y te ayudan a desempeñar mejor algunas funciones.
Por ejemplo, en el caso de los equipos de gestión de personas, existen plataformas basadas en la nube para agilizar el pago de nómina, gestionar procesos de evaluación o encuestas de clima laboral, e incluso brindar capacitaciones a distancia.
Por eso, si te interesa llevar el área de RH al terreno virtual para eficientar labores, aquí te mostramos el proceso que debes de seguir para asegurar el éxito en tu oficina virtual:
1. Planifica
La organización necesita contar con una estrategia que se oriente a la implementación de una oficina virtual y las funciones que desempeñará, teniendo en cuenta las necesidades del área, así como los objetivos y resultados que se esperan alcanzar al poner en marcha este nuevo elemento.
2. Capacita
Por supuesto hay que invertir en dar a los colaboradores una formación adecuada y enfocada a quienes se harán cargo de dicha oficina, brindándoles los conocimientos y herramientas para que puedan dominar las nuevas tecnologías y sacarles el máximo provecho.
De otro modo el resultado puede ser inverso y conducir a procesos mal logrados. Por eso es fundamental contar con un protocolo de uso para cada elemento que conforme la oficina virtual, el cual incluya la seguridad con respecto a contraseñas, reglas de acceso, organización de documentos, protocolos específicos para chats, entre otros.
3. Elige el software correcto
Dado que gran parte de los colaboradores ahora se encuentran trabajando distribuidamente, la digitalización del área de RRHH es uno de los aspectos cruciales para el funcionamiento de cualquier compañía, en esta nueva era post-pandémica.
Para esto, es necesario contar con una plataforma que esté orientada a la gestión de personas, y permita controlar todo lo relacionado con este aspecto, desde el reclutamiento, hasta el seguimiento, el control de nómina, firma digital de documentos, capacitaciones y comunicación con los colaboradores.
Algunas plataformas modulares con estas y muchas otras características son ideales para atender y satisfacer las necesidades de cualquier empresa.
4. Implementa
Ya que se tiene todo listo, es momento de correr el software y testearlo en el entorno real, estando muy pendiente de los primeros resultados para ir haciendo los ajustes necesarios sobre la marcha y acoplar perfectamente la nueva oficina virtual.
Naturalmente, verás que es necesario hacer mejoras en tu plataforma o incluso hasta en los procesos de trabajo remoto. Aunque no debes preocuparte por ello, pues algunos softwares basados en la nube brindan atención personalizada y constante que te permite sacar el máximo provecho a tu oficina virtual.
¿La oficina virtual ha beneficiado al área de RRHH en tu empresa? ¿Qué retos y oportunidades crees que existan en el trabajo remoto? Déjanos saber en los comentarios.
Sin duda, el trabajo remoto ha llegado para quedarse, pues más allá de ser una alternativa para el trabajo diario en las empresas, es un sistema que brinda a las personas una enorme flexibilidad en la rutina diaria para poder realizar otras actividades.
Por tanto, es fundamental contar con una oficina virtual funcionando adecuadamente y que brinde a los colaboradores una buena experiencia para trabajar desde donde estén.
¿Conoces cómo es que Buk puede ayudarte?
Ahora que sabes que un software es lo más importante para implementar una oficina virtual, Buk es la solución que necesitas para gestionar las labores más importantes de tu equipo de RRHH.
Nuestra solución integral te ofrece módulos a la medida para tus procesos de reclutamiento, onboarding, gestión de nómina, firma y documentación digital, así como de gestión de personal, y una plataforma para que los colaboradores puedan comunicarse y obtener retroalimentación.
Convierte a Buk en tu oficina virtual de gestión de personas y vuelve todos los procesos del área más eficientes.
¡Contáctanos! ¡Crea un lugar de trabajo mucho más feliz!
¡Déjanos tu comentario!