Los mejores softwares de onboarding para impulsar tu organización

La integración de nuevos talentos es el primer paso para construir organizaciones exitosas, por suerte actualmente esto es más fácil de sobrellevar con un software de onboarding. En esta nota te compartimos sus beneficios y algunas de las mejores opciones del mercado para dar una bienvenida inolvidable y excepcional a tus nuevos colaboradores.

Se dice que la primera impresión es la que cuenta, y en el mundo corporativo, esa impresión se construye durante el onboarding. Los procesos manuales y los papeleos son cosa del pasado, hoy, la digitalización permite que el nuevo colaborador se sienta parte del equipo incluso antes de su primer día. 

Entendamos a continuación cómo se puede llevar esa gestión con ayuda de los mejores softwares onboarding, los cuales no solo profesionalizan la imagen de la empresa, sino que también garantizan que cada paso de la inducción se cumpla de forma impecable. ¡Exploremos! 

¿Qué es un software de onboarding y por qué es clave para las empresas?

Un software de onboarding es una solución tecnológica diseñada para automatizar y centralizar el proceso de incorporación de nuevos empleados. Es clave porque elimina el caos administrativo, permitiendo que Recursos Humanos se enfoque en la conexión humana, mientras la plataforma gestiona procesos como la firma de contratos, la entrega de equipos y la asignación de materiales de capacitación.

Tipos de onboarding (digital, presencial)

Debido al auge del trabajo remoto, cada vez es más común el onboarding presencial para aquellos colaboradores que trabajan para la organización desde otro país o estado, así que conozcamos más de cerca las diferencias entre el onboarding digital y presencial:

1. Onboarding digital: Aunque suene redundante, el concepto es simple: se realiza 100% a través de plataformas digitales. Es ideal para equipos remotos o híbridos, porque permite que el colaborador complete su proceso desde cualquier lugar del mundo.
2. Onboarding presencial: Se realiza directamente en la oficina y aunque es el más tradicional, hoy en día se complementa con software para que, aunque la bienvenida sea cara a cara, el registro y los documentos sean digitales.

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Impacto o beneficios del onboarding en retención, productividad y experiencia del empleado

Implementar un proceso estructurado mediante un software que te ayude con la gestión puede tener un impacto bastante positivo, a continuación, te compartimos algunas cifras que respaldan esta afirmación: 

• "Contar con un proceso de onboarding bien definido incrementa la retención hasta en un 82%. Además, las probabilidades de que un colaborador se quede en la organización por tres años o más suben un 69%.” 

                Fuente: Instituto de Investigación de la Fuerza Laboral.

• “La digitalización del onboarding es una prioridad creciente: el 68% de los profesionales de RR.HH. planea integrar tecnología en sus procesos de incorporación en los próximos años.”

                Fuente: Vlerick Business School & Talmundo.

• “Una experiencia de onboarding deficiente puede tener un alto costo: hasta el 64% de los colaboradores considera dejar su empleo durante el primer año cuando su proceso de integración no cumple sus expectativas.”

                Fuente: HiBob.

Los mejores softwares de onboarding

1. Buk

Plataforma integral de RR.HH. con una fuerte presencia en Latinoamérica, diseñada para cubrir todo el ciclo del colaborador, desde el inicio de la relación laboral, como el onboarding  pasando por el pago de nómina automatizado, hasta el desarrollo profesional con capacitaciones que verdaderamente sumen. 

• Ideal para: Organizaciones que ponen a las personas en el centro y buscan que el primer día de cada nuevo ingreso sea memorable. Es la opción perfecta si quieres una herramienta flexible que transforme la burocracia de la contratación en una bienvenida cálida, digital y ágil. Además, se preocupa por ser cercano, con su módulo “Cultura y comunicación” en donde es posible realizar reconocimientos de manera pública.

2. Factorial

Factorial es un software enfocado en digitalizar tareas administrativas mediante una interfaz moderna. Su propuesta se centra en ofrecer una herramienta visualmente atractiva para centralizar la documentación y el control de tiempos. 

• Ideal para: PYMES que necesitan una solución para organizar sus documentos y el control administrativo básico,  sin requerir una infraestructura profunda.

3. Sesame HR

Sesame HR es una herramienta especializada en el registro de jornada y la comunicación interna, sirviendo como un punto de contacto básico para empresas que priorizan el control presencial o remoto de sus colaboradores.

• Ideal para: Organizaciones que necesitan poner orden prioritario en sus registros de tiempo con una navegación sencilla, enfocándose en el control de asistencia con herramientas como reconocimiento facial y geolocalización.

4. Bizneo HR

Un sistema modular de alto rendimiento que permite a las empresas elegir específicamente las herramientas de talento que necesitan.

• Ideal para: Empresas medianas y grandes que están buscando un módulo de selección (ATS) que se conecte al onboarding y desde donde se pueda acceder a reportes detallados sobre cada etapa de la incorporación.

5. Personio

Software líder en digitalización de procesos para empresas que necesitan workflows para adaptar el onboarding automáticamente según el país, departamento o nivel jerárquico del empleado.

• Ideal para: Compañías internacionales o con estructuras departamentales complejas que necesitan automatizar procesos administrativos a gran escala.

¿Cuáles son las funcionalidades clave que debe tener un buen software de onboarding?

Las cifras compartidas nos indican de manera muy clara lo importante que es contar con un proceso de onboarding estructurado, que integre la tecnología y que piense en los colaboradores desde el día uno.

Ahora, es momento de analizar cuáles son esas características que cualquier área de RR.HH. debe considerar para elegir una herramienta que mejore el proceso de onboarding:

1. Firma electrónica
   Permite que contratos, cartas oferta y políticas internas se firmen de forma digital y segura, incluso antes del primer día. Esto evita trámites presenciales, reduce tiempos de espera y da una primera impresión moderna y ordenada.
2. Portal del empleado
   Es el punto de partida del nuevo colaborador. Desde ahí puede completar sus datos personales, revisar documentos o conocer sus beneficios. Todo en un solo lugar, claro y fácil de usar.
3. Checklists automatizados
   El onboarding deja de depender de la memoria o de correos sueltos. Las tareas se asignan automáticamente a cada responsable: IT recibe la solicitud de equipo y accesos, el líder define objetivos iniciales y el colaborador sabe exactamente qué debe completar en cada etapa.
4. Capacitaciones
   Un módulo que funcione como una guía acerca de todo lo que el colaborador necesita aprender donde a su vez se incluyan manuales interactivos, acelera el proceso de aprendizaje.
   
   
5. Encuestas de satisfacción: Medir la experiencia en los primeros 30, 60 y 90 días permite detectar a tiempo qué está funcionando y qué no. Estas encuestas también le dan voz al colaborador y ayudan a mejorar continuamente el proceso de incorporación antes de que aparezcan problemas mayores.

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Conclusión

Elegir entre los mejores softwares onboarding de 2026 depende de la cultura y escala de tu empresa. Mientras soluciones como Buk y Factorial se centran en la experiencia y centralización, opciones como Bizneo y Personio ofrecen una potencia técnica para estructuras más robustas. Lo indiscutible es que la digitalización de este proceso ya no es opcional si se desea retener al mejor talento, así que, no dejes pasar más tiempo, empieza a transformar la bienvenida de tu organización con ayuda de la tecnología. 

Un onboarding que deja huella desde el día uno

La experiencia del colaborador empieza incluso desde antes de que el colaborador empiece a trabajar.  Con el módulo de Onboarding de Buk, es posible diseñar un proceso de integración claro, ordenado y memorable: automatizando documentos, compartiendo contenidos clave y acompañando a cada nuevo ingreso desde el día uno. 

Convierte el onboarding en una experiencia que genere confianza, pertenencia y compromiso. Agenda una llamada y descubre cómo Buk transforma la llegada de tu talento en una experiencia que sí marca la diferencia.