Reconocimiento facial para el control de asistencia laboral

Hay muchas formas en las que una empresa puede gestionar la asistencia laboral de forma eficaz, sin embargo, el registro mediante reconocimiento facial es una de las más confiables y precisas para simplificar procesos, especialmente cuando existen múltiples turnos, entradas y salidas de un gran número de colaboradores simultáneamente.

Con el desarrollo de nuevas tecnologías, la detección de rostros se ha convertido en un método sumamente conveniente para el control de asistencia, pues permite prescindir de medios físicos y vulnerables como la firma autógrafa o las tarjetas de identificación para dar paso a un registro digital único, rápido y seguro.

Si estás considerando una nueva herramienta para el control de asistencia de tus colaboradores, sin duda vale la pena explorar las ventajas del reconocimiento facial. En esta esta nota te explicamos todo lo que necesitas saber acerca de este tema.

¿Cómo funciona el reconocimiento facial para registro de asistencia?

El reconocimiento facial se basa en la biometría morfológica, es decir, en las características físicas únicas de cada persona. Al integrarse con un sistema avanzado, permite identificar de manera precisa los rasgos únicos del rostro de los colaboradores, lo que lo convierte en una herramienta eficaz para gestionar el registro de asistencia laboral en empresas con un gran número de empleados.

Normalmente, los sistemas de reconocimiento facial funcionan a través de una cámara que captura los rostros y genera un mapa detallado de ellos. Este mapa se enfoca en los rasgos más distintivos, como la forma de la nariz, la boca, los ojos, la distancia entre ellos, y la estructura de los pómulos. Tras registrar estos puntos clave, el sistema compara en tiempo real el rostro de cada persona con la información almacenada en su base de datos, buscando una coincidencia exacta.

Es por eso que el reconocimiento facial es de mucha utilidad para que las organizaciones lleven una gestión adecuada y acertada de su personal. Ya que únicamente la persona podrá registrar su asistencia; ya sea entrada, salida o descansos. Además, de que este sistema se puede implementar para un esquema presencial, remoto o mixto.

¿Cómo implementar un sistema de reconocimiento facial en tu empresa?

Implementar un sistema de reconocimiento facial en una empresa puede ser una de las mejores estrategias para el área de Gestión de Personas, pues puede mejorar la precisión en el registro de asistencia, eliminando errores humanos y fraudes, como el 'fichaje' de compañeros.

Esto no solo optimiza la gestión del tiempo, sino que también asegura una mayor exactitud en el cálculo de horas trabajadas para la gestión de nómina.

Pero, ¿qué se necesita considerar para implementar un sistema de reconocimiento facial?

• Selección del Proveedor Adecuado: Elegir un proveedor confiable es fundamental. Es importante investigar la calidad de la tecnología, las características del sistema, el soporte postventa y las referencias de otras empresas que utilicen la misma tecnología.

• Privacidad y Cumplimiento Legal: Asegurarse de que el sistema cumpla con las normativas de protección de datos y privacidad. La información de los colaboradores es una cuestión delicada. Informar a todos ellos cómo se manejará y protegerán sus datos personales es esencial para mantener la transparencia y la confianza.

• Capacitación y Comunicación: Implementar un nuevo sistema requiere una buena comunicación con los colaboradores. Ofrecer capacitación sobre cómo funciona el sistema y cómo impactará en sus rutinas diarias puede facilitar la transición y reducir la resistencia al cambio.

• Infraestructura y Mantenimiento: Evaluar la infraestructura existente para asegurarse de que puede soportar el nuevo sistema. Esto incluye considerar la instalación de cámaras y servidores, así como el mantenimiento y actualizaciones periódicas del sistema.

• Escalabilidad: Asegurarse de que el sistema pueda escalar de acuerdo con el crecimiento de la empresa. Esto es especialmente importante en grandes organizaciones donde el número de empleados puede cambiar con frecuencia.

• Impacto en la Cultura Organizacional: Reflexionar sobre cómo el sistema afectará la cultura y el ambiente laboral. Es importante equilibrar la tecnología con el respeto hacia la privacidad y la autonomía de los empleados.

4 Tips para un buen uso de tu sistema de reconocimiento facial para asistencia

Si bien es cierto que pueden optimizar la gestión de asistencia, esta tecnología no está exenta de errores. Por esta razón, aquí te compartimos algunos tips para que puedas mejorar la experiencia de uso de tu sistema.

• Asegúrate de que las cámaras o el escáner estén colocadas a la altura adecuada y en ángulos que capturen bien los rostros, evitando sombras o reflejos que puedan interferir con el reconocimiento.

• Programa el sistema para que realice reconocimientos en momentos específicos del día, como a la entrada y salida de los turnos, evitando picos de uso innecesarios.

• Actualiza los registros faciales regularmente, informando al sistema de cualquier cambio significativo en la apariencia de los empleados.

• Realiza pruebas periódicas y solicita retroalimentación a los empleados sobre su experiencia con el sistema, ajustando la configuración según sea necesario.

¿Cómo integrarlo con tu software de RR.HH.?

El control de asistencia es un tema estrechamente relacionado al cálculo y la gestión de nómina. En la gran mayoría de empresas, especialmente aquellas que cuentan con un gran número de colaboradores, los salarios se calculan con base al número de horas trabajadas, por lo que cuestiones como las inasistencias, los días de vacaciones o las licencias con goce de sueldo son factores que deben reflejarse en el recibo de nómina.

En este sentido, es necesario asegurarse que un sistema de reconocimiento facial pueda integrarse perfectamente con un sistema de nómina o software de RR.HH., pues esto facilita la automatización en la transferencia de datos de asistencia a la nómina, ahorrando tiempo y esfuerzo a los equipos de RR.HH. en tareas administrativas o a enfocarse en otras áreas estratégicas y realizar análisis más efectivos sobre el uso de recursos y la productividad.

La sincronización de datos de estos sistemas y aparatos muchas veces puede lograrse a través de una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones); sin embargo, la manera más eficiente de hacerlo es  de manera nativa en tu software de RR.HH. para facilitar la transferencia de información.

Elegir un sistema de reconocimiento facial que se integre perfectamente con tu sistema de nómina o software de RR.HH., facilita la automatización en la transferencia de datos de asistencia a la nómina, ahorrando tiempo y esfuerzo en tareas administrativas, permitiendo a los equipos de RR.HH. enfocarse en otras áreas estratégicas y realizar análisis más efectivos sobre el uso de recursos y la productividad.

La importancia de la seguridad 

Si bien la digitalización ha ayudado a hacer los procesos de asistencia más ágiles y flexibles, también es importante considerar a la seguridad como un tema crucial, pues algunas personas pueden sentirse inseguras al saber que la empresa almacena sus datos biométricos. 

En cuanto a esto, las empresas necesitan ser transparentes sobre cómo se usan y protegen estos datos, así como implementar medidas para que dichos datos estén protegidos mediante encriptación avanzada para evitar accesos no autorizados.

Desde su irrupción, los sistemas de reconocimiento facial han mostrado ser una herramienta innovadora y eficiente para la gestión de la asistencia laboral en las empresas. Cuando se implementa y gestiona adecuadamente, puede ofrecer múltiples beneficios tanto para los equipos de RR.HH. como para la organización en general, ya sea ahorrando cientos de horas de trabajo manual u optimizando la experiencia de los colaboradores a su llegada al trabajo.

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Esto no solo optimiza la toma de decisiones, sino que también garantiza una operación más ágil y transparente para todo tu equipo.

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