Tipos de Software de RH: funciones y características clave

Si estás pensando en optar por una herramienta tecnológica que te ayude con la gestión de recursos humanos, esta nota es para ti. Conoce cómo los sistemas integrales o las soluciones especializadas en reclutamiento, nómina e inteligencia artificial, pueden optimizar los procesos administrativos de emprendimientos y grandes empresas. 

La transformación digital permite que muchas de las tareas relacionadas con RR.HH. puedan ser automatizadas, entre las más comunes están el cálculo y pago de nómina, reclutamiento, selección o evaluaciones de desempeño. Para ello, existen varios tipos de softwares de RR.HH. que te ayudan con la gestión, esto además de ser una ventaja competitiva, también se considera una necesidad para gestionar el ciclo de vida del empleado de manera eficiente, reducir errores manuales y cumplir con las normativas legales vigentes. Entérate de los detalles a continuación. 

¿Cuál es la diferencia entre un software "all-in-one" (integral) vs. un software best of breed (módulos puntuales)? 

Antes de empezar a profundizar en el tema, es importante que definamos la diferencia puntual entre un software todo en uno, contra un software que se enfoque en alguna tarea especializada: 

• All-in-one: Son plataformas centralizadas que cubren todas las necesidades de RR.HH. en un solo ecosistema (nómina, asistencia, evaluaciones, etc.). Su ventaja es la integralidad de los datos y la facilidad de que, como su nombre lo indica, todo esté en un mismo lugar. Un ejemplo de este tipo de solución es Buk.
• Best of Breed: Son herramientas especializadas en una sola función (por ejemplo: selección de personal). Este enfoque resulta ideal cuando una organización necesita mayor profundidad o sofisticación en un proceso particular, priorizando funcionalidades avanzadas para áreas que requieren alta precisión y control, como la gestión de nómina.

De acuerdo a Capterra, “Muchos equipos reconocen que aunque los sistemas Best of Breed ofrecen profundidad para áreas clave, existe el desafío de integrarlos. De hecho, el 83 % de los equipos de RR.HH. quiere consolidar o racionalizar sus aplicaciones de software, lo que indica que los sistemas all in one estarán tomando fuerza.” 

Sistema para la gestión de nómina: Todo lo que debes saber

Un software de gestión de nómina se puede definir como el núcleo transaccional de la relación entre la organización y el colaborador. Su propósito ha evolucionado junto con la tecnología, pues hoy en día, su funcionalidad ya no solo se limita a emitir un pago, sino a ejecutar las tareas más complejas con mayor precisión.

Tareas clave que automatiza el sistema

Toma en cuenta que todos los softwares de nómina son distintos, sin embargo, dentro de sus tareas principales están: 

1. Cálculo de percepciones y deducciones: El sistema calcula automáticamente el salario base, tomando en cuenta horas extra, bonos, vacaciones, etc, restando de forma exacta las retenciones de ley (impuestos) y aportaciones a la seguridad social.
2. Gestión de incidencias: Se integra con los registros de asistencia para descontar faltas, retardos o procesar incapacidades médicas y permisos con o sin goce de sueldo. 
3. Timbrado de nómina: Es decir, el proceso donde el software se enlaza directamente con la autoridad fiscal para validar y "timbrar" los recibos de nómina digitales. 
4. Liquidación y finiquito: Calcula  los montos correspondientes al término de una relación laboral, considerando la cantidad proporcional de vacaciones, aguinaldo y otras prestaciones devengadas.

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Softwares para el control de asistencia laboral

Este tipo de softwares son diseñados para registrar la jornada de los colaboradores, a su vez, permiten gestionar turnos, horas extra, faltas y vacaciones. Muchas de estas soluciones también integran geolocalización o biometría para asegurar que el registro facial sea verídico y facilitar la exportación de datos hacia el sistema de nómina.

¿De qué puede encargarse este tipo de software? 

Los softwares modernos de asistencia laboral integran:

1. Biometría y reconocimiento facial: Aseguran que el colaborador registre su entrada, (eliminando la posibilidad de que un compañero lo haga por otro) mediante el uso de huella dactilar o rasgos faciales.
2. Geolocalización: Permite el registro sólo si el empleado se encuentra dentro de un perímetro geográfico predefinido.
3. Gestión de turnos rotativos: Facilitan la creación de turnos y notifican a los empleados a tiempo, reduciendo errores y ausencias.

 “Las organizaciones que adoptan sistemas automatizados de gestión de asistencia tienden a experimentar una reducción de hasta el 90% en errores de nómina (cálculos, olvidos de registro o entradas duplicadas)”, según estudios de HREngage (2024).”

Softwares de reclutamiento y selección o ATS 

Los sistemas de reclutamiento y selección, comúnmente conocidos como Applicant Tracking Systems (ATS), son herramientas digitales diseñadas para gestionar todo el ciclo de atracción y selección de talento de la mejor manera posible. Conozcamos de qué manera ha evolucionado. 

¿Qué hacen los ATS?

1. Publicación masiva de vacantes: Publica ofertas de empleo en múltiples portales laborales y redes sociales, llegando a más candidatos interesados, reduciendo tiempos y esfuerzos manuales.
   
2. Captura y centralización de postulaciones: Los currículums y datos de los candidatos se concentran en una sola plataforma, lo que facilita la administración y el acceso a la información.
   
3. Filtrado automático de candidatos: Utiliza criterios predefinidos (palabras clave, experiencia, habilidades, educación, etc.) para identificar a los perfiles que mejor se ajustan a la vacante.
4. Automatización eficiente: Permite enviar correos personalizados a los postulantes (confirmación de recepción, entrevistas, rechazos, etc.), mejorando la experiencia de los candidatos.
5. Reportes: Genera métricas e insights sobre tiempos de reclutamiento, fuentes más efectivas, tasa de conversión por etapa, entre otros datos útiles para tomar decisiones más informadas en el futuro. 

Softwares de Capacitación

Los softwares de capacitación, o también bastante conocidos como Learning Management Systems (LMS), son plataformas pensadas para gestionar, distribuir y medir el aprendizaje dentro de las organizaciones. Su objetivo principal es acompañar el desarrollo continuo de los colaboradores, alineando la formación con las necesidades del negocio y los cambios del entorno laboral.

¿Qué permiten hacer los LMS?

• Almacenamiento de los contenidos formativos: Cursos e-learning, cápsulas de video, documentos, manuales y evaluaciones en un solo lugar.
• Personalización de rutas de aprendizaje: Creación de programas formativos según rol, área o tarea en específico.

• Evaluación y certificación: Medición del aprendizaje a través de pruebas, quizzes y entregas, con registro de resultados.

• Seguimiento del progreso: Visualización del avance individual y grupal, tasas de finalización y cumplimiento de capacitaciones obligatorias.
• Automatización de recordatorios: Notificaciones sobre cursos pendientes o fechas límite, reduciendo la carga administrativa del área de RR.HH.

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Plataforma de beneficios

Estas herramientas están pensadas para estructurar, pero al mismo tiempo simplificar la gestión de beneficios de los colaboradores, reduciendo la carga administrativa que esto implica al área de HR. 

¿De qué manera facilitan la gestión?

1. Visualización y administración de beneficios: Seguros, vales de despensa, cursos de inglés o acceso a plataformas de bienestar.
2. Mejora el valor percibido del salario emocional: A su vez, brinda mayor autonomía para los colaboradores. 
3. Optimización en la gestión: Por ejemplo, en convenios con proveedores externos.

Tomando en cuenta las cifras de Business Research Insights: “Alrededor del 68 % de las organizaciones están adoptando soluciones automatizadas de beneficios para empleados para optimizar la gestión de prestaciones y mejorar el compromiso del personal.”

Softwares de Onboarding

La funcionalidad de los softwares se centra en diseñar la integración de los nuevos colaboradores incluso desde antes de su primer día, asegurando una experiencia ordenada, clara y consistente. Su objetivo principal es reducir la fricción inicial, acelerar la adaptación al rol y fortalecer el vínculo entre la persona y la organización desde el inicio.

¿Qué procesos suelen automatizar?

1. Firma digital de documentos: Cartas oferta, contratos, etc, evitando trámites presenciales y retrasos administrativos.
2. Entrega de contenidos clave: Acceso a manuales, políticas internas, cursos o videos de bienvenida en algunos casos. 
3. Asignación de tareas iniciales: Checklists con actividades para el nuevo ingreso  entrega de equipos o accesos.
4. Flujos de comunicación: Recordatorios automáticos, mensajes de bienvenida y seguimiento durante las primeras semanas.
5. Seguimiento: Visualización del avance en onboarding, asegurando que ninguna etapa quede pendiente.

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Softwares de RRHH con Inteligencia Artificial

Los softwares de RR.HH. que incorporan inteligencia artificial generalmente cuentan con algoritmos avanzados para analizar grandes volúmenes de datos y así tomar mejores decisiones. Entre sus principales aplicaciones se encuentran:

1. Predicción de rotación de personal: Analizando variables como desempeño, antigüedad, encuestas y ausentismo para anticipar posibles riesgos de salida.
2. Análisis de clima organizacional: Permite poner foco a respuestas de encuestas para identificar estados de ánimo, temas recurrentes y focos de alerta.
3. Recomendaciones personalizadas: Sugiere acciones de capacitación, movilidad interna o desarrollo según el perfil de cada colaborador.
4. Automatización de consultas frecuentes: Mediante asistentes o chatbots internos que resuelven dudas de RR.HH. o de toda la organización.

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Conclusión

La elección del software ideal depende del tamaño de la organización, su presupuesto y sus prioridades operativas. Habrá algunas empresas que necesiten un software todo en uno, mientras que para otras, un sistema "Best of Breed" será la mejor opción.  Lo importante es que la decisión se tome considerando las necesidades puntuales de la empresa.

Recuerda que cuando la tecnología se alinea con las necesidades reales del negocio, RR.HH. deja de ser operativo y se convierte en un motor estratégico.

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