El sistema de nómina en la gestión de Recursos Humanos

Con la creciente digitalización en las empresas, no es de sorprender que los equipos de RR.HH. o administración utilicen cada vez más y mejores herramientas tecnológicas que faciliten sus labores, como por ejemplo, el sistema de nómina, uno de los recursos más eficientes para gestionar los sueldos de los colaboradores.

En la actualidad, más que un simple mecanismo de cálculo salarial, el sistema de nómina también abarca la administración precisa y efectiva de la compensación económica de los colaboradores, cumpliendo un rol esencial en la relación entre el empleador y las personas que forman parte de la organización.

El pago de sueldos a los colaboradores representa una gran carga de trabajo para las áreas administrativas y contables de las empresas, pues se debe de poner mucha atención a los detalles que involucra esta actividad, para evitar errores en cada uno de los cálculos y montos.

Imaginemos que llegara a existir alguna inconsistencia: no solamente se pierde la confianza, sino que la empresa se arriesga a ser sancionada por emitir incorrectamente los comprobantes, con multas que pueden ir de los 8 mil a los 16 mil pesos.

Por ello, en este artículo te platicamos más acerca del sistema de nómina, su impacto e importancia en la gestión de Recursos Humanos. 

¿Qué es sistema de nómina?

Se trata de una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas con el complejo proceso que puede llegar a ser el pago el pago a los colaboradores de una compañía. En pocas palabras, es una aplicación, plataforma o software (muchas veces basado en la nube) que gestiona, agiliza y automatiza el pago de la nómina.

Por lo general, este software se encarga de calcular el sueldo neto, que es el monto final que recibe el colaborador, después de deducciones, aportaciones al seguro social y otras variables, como bonos, descuentos y demás impuestos aplicables.

No obstante, existen sistemas de nómina más completos que pueden satisfacer distintas necesidades en las empresas y se encargan de hacer del pago a los colaboradores un procesos mucho más veloz, ágil e intuitivo, como por ejemplo, generar archivos .txt que aceleran los procesos de seguridad social y otras prestaciones obligatorias.

¿Por qué es importante el sistema de nómina para las empresas?

De acuerdo con HR Research Institute, más de la mitad (52%) de las organizaciones a nivel global, afirma que la próxima gran tendencia en materia de nómina es utilizar soluciones consolidadas de recursos humanos y nómina para simplificar y agilizar sus operaciones.

• Seguridad: Garantiza que los datos de los colaboradores están bien resguardados. Evitando la fuga de datos personales e información contable de la empresa.

• Informes claros: La entrega de información en tiempo real, actualizada y completa. La cual, ayuda a la toma de decisiones e implementación de estrategias basadas en datos duros.

• Ahorro de tiempo y recursos: Al estar todo automatizado, las tareas se agilizan y se llevan a cabo sin errores. Evitando multas y gastos adicionales por omisiones o fallas en los cálculos.

• Aumento de confianza y mejora de la imagen: El pagar a tiempo y sin discrepancias, ayuda a que los colaboradores se sientan tranquilos y tengan la certeza de que trabajan para una empresa seria y bien administrada.

• Al día con las leyes respectivas: Un buen sistema de nómina se va adaptando automáticamente a las leyes fiscales y sus cambios, conforme van sucediendo para evitar cualquier incumplimiento legal.

El uso de nuevas tecnologías define cada vez más el éxito de la gestión empresarial. Por tanto, sumar una herramienta digital para el control y el cálculo de nómina es una buena medida para ayudar a la organización a evolucionar a un futuro cada vez más dinámico. 

Puntos clave para elegir el mejor sistema de nómina

Actualmente, existen diversas herramientas y sistemas de nómina, por lo que elegir la opción adecuada puede llegar a ser un poco difícil.

Sin embargo, hay ciertos factores que debes tomar en cuenta para elegir el software ideal. Si quieres elegir el sistema ideal para manejar tu nómina, no olvides considerar los siguientes puntos:

• Un sistema de nómina no solo debe permitir automatizar los procesos, sino también simplificar y agilizar la gestión, para generar los archivos de cierre de mes de forma más rápida y sencilla.
• Es ideal que el sistema sea multicanal, de manera que pueda darle a los colaboradores sus recibos mediante el propio software, una app, su correo electrónico, o incluso Whatsapp.
• Necesita permitir la personalización, para poder adaptarse a las particularidades de cada empresa. Y así, ofrecer la posibilidad de monitorear el gasto de nómina, generar reportes propios y diversos perfiles de acceso.
• Es importante que el sistema cuente con el llenado de información automática para los documentos del IMSS, genere los archivos necesarios y envíe notificaciones al SAT sobre los pagos y retenciones.
• Asegúrate de que el software de nómina sea compatible con otros sistemas utilizados en tu empresa. La capacidad de integración facilitará la transferencia de datos de manera fluida entre diferentes departamentos, evitando la duplicación de esfuerzos y posibles errores.
• Opta por un software que ofrezca un servicio de soporte técnico eficiente y actualizaciones regulares. Un buen soporte garantiza que cualquier problema se resuelva de manera oportuna, y las actualizaciones aseguran que el software se mantenga al día con los cambios legales y fiscales

De igual forma, se deben tener presentes las necesidades de la empresa y el alcance que debe tener el software para cubrir todas las necesidades de la organización. Tanto las presentes, como aquellas que se presenten a futuro.

Uno de los mayores beneficios de contar con un sistema de nómina es la automatización de procesos. Esto incluye el cálculo de salarios, deducciones, impuestos y beneficios. En México, donde las leyes laborales y fiscales son complejas, esta precisión es especialmente importante, ya que debe cumplir con una serie de regulaciones laborales y fiscales.

Un buen sistema de nómina se actualiza constantemente para reflejar cambios en la legislación, lo que ayuda a las empresas a mantenerse en cumplimiento con las normativas locales. Esto incluye el manejo adecuado de impuestos, cuotas de seguridad social y cualquier tipo de contribución requerida por la ley.

Un sistema de nómina eficiente permite a los gerentes de RR.HH. se gestionen de manera más efectiva, liberando tiempo para enfocarse en otras áreas del negocio y en los colaboradores.

Por lo tanto, implementar un sistema de nómina efectivo garantiza una operación fluida y conforme a la ley, contribuye al bienestar y la satisfacción de las personas, impulsando así la productividad y el crecimiento de la empresa.

¿Qué es lo que más valoras de un software de nómina? 
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