Fichas de trabajo: ¿qué son y cómo utilizarlas?

Las fichas de trabajo son un excelente recurso para organizar y acceder a información importante de manera rápida y eficiente. Lejos de ser un trozo de papel, una ficha bien estructurada puede ser la base para una gestión de documentos ordenada y un seguimiento preciso, tanto en formato físico como digital. 

Las fichas de trabajo son todo un clásico dentro de los entornos de trabajo; permiten condensar información crucial en un formato simple, facilitando su consulta para la toma de decisiones. Ya sea para investigación, seguimiento de proyectos o, como veremos en detalle, para la administración de Recursos Humanos, su uso es esencial para optimizar todo tipo de procesos.

En esta nota te contamos todo lo que debes saber acerca de las fichas de trabajo.

¿Qué es una ficha de trabajo?

Una ficha de trabajo es un documento, físico o digital, que se utiliza para registrar y organizar datos relevantes sobre un tema, persona, proyecto o tarea específica. Su principal objetivo es sistematizar la información para que sea fácil de consultar, analizar y utilizar posteriormente.

Características principales de una ficha de trabajo

Para que una ficha de trabajo sea funcional, debe poseer ciertas características: 

• Brevedad: la información debe ser concisa y directa. 
• Claridad asegura que cualquier persona autorizada pueda entender los datos sin necesidad de contexto adicional. 
• Estructura: una ficha bien organizada y con campos definidos permite una localización rápida de la información.

Tipos comunes de fichas de trabajo

Existen diversos tipos de fichas, cada uno adaptado a un propósito específico. Las fichas de resumen sintetizan las ideas principales de un texto. Las fichas de cita textual transcriben fragmentos importantes de una fuente. Las fichas de paráfrasis explican con palabras propias el contenido de un texto. Y las fichas mixtas combinan dos o más de los estilos anteriores para un registro más completo.

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Uso de fichas de trabajo en la gestión de recursos humanos

El departamento de recursos humanos maneja un volumen masivo de información sensible y vital para la organización. Aquí, las fichas de trabajo se convierten en una herramienta estratégica para centralizar y gestionar los datos de cada colaborador de manera eficiente y segura.

Gestión del expediente del empleado

Una de las aplicaciones más directas es la creación de una ficha por cada empleado. Esta "ficha de personal" centraliza toda su información relevante: datos personales y de contacto, historial laboral, puesto actual, salario, número de seguridad social, y beneficiarios. Tener esta información estandarizada facilita cualquier consulta o trámite administrativo, desde la generación de contratos hasta la gestión de nóminas.

Seguimiento del desempeño y desarrollo

Las fichas de trabajo son ideales para llevar un registro continuo y ordenado de la evolución de cada colaborador. Se pueden crear campos específicos para documentar los resultados de las evaluaciones de desempeño, registrar los objetivos planteados y su nivel de cumplimiento, así como anotar el feedback recibido. Esta ficha se convierte en un historial valioso para las reuniones de seguimiento y para la toma de decisiones sobre promociones o planes de desarrollo.

Administración de la capacitación y formación

Para asegurar el crecimiento profesional de la plantilla, RR.HH. necesita gestionar los programas de capacitación. Una ficha de trabajo puede utilizarse para registrar los cursos que ha tomado un empleado, las certificaciones obtenidas y las competencias desarrolladas. Esto no solo ayuda a identificar las habilidades presentes en la organización, sino también a detectar necesidades de formación y planificar futuras capacitaciones.

Plataformas para la gestión de fichas de trabajo y documentos digitales

En la era de la transformación digital, las fichas de trabajo en papel han evolucionado hacia soluciones tecnológicas que ofrecen mayor seguridad, accesibilidad y eficiencia. Las herramientas de gestión documental son esenciales para administrar el ciclo de vida de la información de los empleados de forma centralizada y automatizada.

Sistemas de gestión documental (DMS)

Un sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) es un software diseñado para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes de documentos en papel. Estas plataformas permiten crear "fichas" o perfiles digitales para cada empleado, donde se archivan de forma segura contratos, evaluaciones, y cualquier otro documento relevante. Estos sistemas facilitan la búsqueda a través de metadatos y controlan el acceso a la información sensible.

Software especializado en recursos humanos (HRIS)

Los Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS) van un paso más allá, integrando la gestión documental con otras funciones de RR.HH. como la nómina, el control de asistencia y la evaluación del desempeño. Un software de RR.HH. como Buk funciona como una gran base de datos donde cada empleado tiene un perfil completo, que actúa como una ficha de trabajo dinámica y centralizada. Esto no solo elimina la necesidad de archivos físicos, sino que automatiza procesos y proporciona análisis valiosos para la toma de decisiones estratégicas.

Te puede interesar: Los beneficios de un sistema de gestión documental en tu organización.

Conclusión

Las fichas de trabajo son un recurso que pueden ayudarte a organizar de mejor manera la información, no solo la de tus colaboradores, si no de otros aspectos en la gestión de personas como salarios, desarrollo o beneficios.

Sacar provecho de ellas, puede ser un gran paso para optimizar tus procesos y trabajar de mejor manera, sobre todo si se trabaja con fichas digitalizadas.

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