Sistema de gestión documental: ¿Qué es y sus beneficios?

Un Sistema de Gestión Documental (SGD) es una herramienta digital que te permite gestionar, almacenar y organizar todos los documentos de tu empresa de manera eficiente y segura. En otras palabras, es como tener un archivo centralizado donde todos los documentos importantes están digitalizados, etiquetados y accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Como muchos otros sistemas y herramientas digitales, los sistemas de Gestión Documental representan una serie de beneficios para los equipos de RR.HH. como: 

• Ahorro de tiempo y recursos.
• Acceso rápido y seguro a información importante.
• Automatización de procesos y tareas repetitivas.
• Liberación de carga administrativa

Hoy en día, Implementar un Sistema de Gestión Documental es un paso clave en la transformación digital de RR.HH., pues te ayuda a optimizar procesos, mejorar la eficiencia y gestionar la información de tu empresa y colaboradores de forma práctica y sencilla. 

¿Quieres conocer qué otras ventajas tienen estos sistemas? Sigue leyendo esta nota. 

Beneficios de utilizar un sistema de gestión documental

Los sistemas de gestión documental, poco a poco se han ido posicionando como una herramienta clave para la gestión de recursos humanos, ya sea transformando las tareas diarias o facilitando el  trabajo administrativo. 

Entre los más grandes beneficios están:

Elaboración y Almacenamiento de Contratos

Con un sistema de gestión documental, la creación y almacenamiento de contratos se vuelve mucho más eficiente. Puedes:

• Crear Contratos Personalizados: Utilizar plantillas predefinidas para generar contratos rápidamente, asegurando consistencia y reduciendo errores. Solo necesitas llenar campos específicos como nombres, fechas y condiciones particulares.
• Firma Digital: Facilita la firma de contratos a distancia, eliminando la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos. Las firmas digitales son legalmente vinculantes y seguras, ahorrándote tiempo y recursos.
• Almacenamiento Seguro y Accesible: Todos los contratos están centralizados en un solo lugar, accesibles con unos pocos clics y protegidos con altos estándares de seguridad.
  
  

Creación de Documentos

Además de contratos, puedes crear fácilmente otros documentos esenciales utilizando plantillas:

• Carta Propuesta y Oferta Laboral: Genera cartas personalizadas para nuevas contrataciones, manteniendo un formato uniforme y profesional.
• Permisos de Trabajo: Facilita la creación de permisos de trabajo, vacaciones, y ausencias, con plantillas que puedes adaptar a las políticas de tu empresa.
• Comprobantes y Certificaciones: Crea comprobantes de nómina, certificaciones de empleo, y otros documentos oficiales con rapidez y precisión.

Ahorro de Tiempo y Recursos

• Automatización de Procesos: Al automatizar la generación y manejo de documentos, reduces significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas. Por ejemplo, los flujos de trabajo automáticos pueden enviar recordatorios, recopilar firmas y aprobar solicitudes sin intervención manual constante.
• Búsqueda y Recuperación Rápida: La capacidad de buscar documentos por palabras clave, fechas, o etiquetas específicas te permite encontrar cualquier documento en segundos, ahorrándote horas de búsqueda en archivos físicos o digitales desorganizados.
• Reducción de Errores: Las plantillas y procesos automatizados minimizan los errores humanos, asegurando que todos los documentos cumplan con los estándares legales y corporativos.
• Espacio Físico: Digitalizar los documentos reduce la necesidad de espacio físico para almacenamiento, liberando espacio en la oficina y reduciendo costos de archivo.

Implementar un sistema de gestión documental te permite enfocarte en lo realmente importante: el desarrollo y bienestar de tu equipo, en lugar de perder tiempo en tareas administrativas repetitivas. 

Además, te ofrece una forma más inteligente y eficiente de gestionar todos los aspectos documentales de recursos humanos, impulsando tanto tu productividad como la de toda tu organización.

Características adecuadas del Sistema de gestión documental.

El sistema adecuado cuenta con características clave para optimizar las funciones de recursos humanos, asegurando que sea una herramienta completa y eficiente. Entre ellas: 

1. Integración con Otros Sistemas de RR.HH.

Un sistema de gestión documental ideal debe integrarse perfectamente con otros sistemas y herramientas que utilizas en recursos humanos como: 

• Software de Gestión de Nómina: Para automatizar la generación y almacenamiento de recibos de nómina.
• Sistemas de Gestión de Talento: Facilita la integración con plataformas de evaluación de desempeño, gestión de aprendizaje y desarrollo profesional.
• Plataformas de Reclutamiento: Permite la transferencia de documentos entre el sistema de gestión documental y el software de reclutamiento, como CVs, cartas de oferta y contratos de trabajo.
• Herramientas de Comunicación: Integración con herramientas de comunicación internas, como correo electrónico y aplicaciones de mensajería, para enviar y recibir documentos fácilmente.

2. Uso de Plantillas

El sistema debe ofrecer una amplia gama de plantillas personalizables para diversos tipos de documentos, como:

• Contratos Laborales: Plantillas que permiten la rápida creación y personalización de contratos.
• Cartas de Oferta y Propuesta: Plantillas para generar cartas profesionales de oferta laboral, ajustadas a cada candidato.
• Permisos y Solicitudes: Plantillas para permisos de trabajo, solicitudes de vacaciones, y otros formularios administrativos.
• Comprobantes y Certificaciones: Plantillas para generar comprobantes de nómina, certificaciones de empleo, y otros documentos oficiales necesarios.

3. Acceso y Colaboración en la Nube

La capacidad de acceder y colaborar en documentos desde cualquier lugar es fundamental:

• Acceso Remoto: Permitir el acceso a documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, facilitando el teletrabajo y la movilidad.
• Colaboración en Tiempo Real: Herramientas para que múltiples usuarios puedan trabajar en el mismo documento simultáneamente, con control de versiones y seguimiento de cambios.

¿Conocías todas estas ventajas del sistema de gestión documental?

¡Cuéntanos en los comentarios!

Sin duda, un sistema de gestión documental es una herramienta ideal para la gestión de recursos humanos pues más allá de mantener todo organizado, también facilita la creación, gestión, y almacenamiento de documentos de gran importancia, integrándose sin problemas con otras herramientas de RR.HH.

Además, funcionalidades avanzadas como plantillas, firma digital, y automatización de flujos de trabajo, no solo optimizan tu trabajo diario, sino que también mejoran la eficiencia y la experiencia de todo el área de RR.HH, lo cual se refleja en lugares de trabajo más felices. 

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