Las aplicaciones para firma digital se han convertido en una de las soluciones más atractivas para las empresas, especialmente en la actual era de la digitalización. Esto porque facilitan muchas tareas y reduce bastante tiempo en trámites y papeleo para la gestión de personal, dentro de los equipos de Recursos Humanos.
El año pasado, 45% de empresas en el país aumentaron el presupuesto destinado a su transformación digital, pues han entendido la importancia de implementar soluciones que contribuyan a una mayor competitividad y la optimización de procesos.
Funciones y características de las aplicaciones para firma digital
Principalmente, este tipo de aplicaciones están enfocadas en una sola cosa: dejar el papel atrás para transportar la gestión documental al ámbito digital.
- Optimización de procesos
Las herramientas de firma digital funcionan como un aliado más para la optimización de distintos procesos a lo largo de las empresas, haciendo del intercambio de información o documentos algo más ágil y completamente seguro.
- Organización de documentos
Otra de sus funciones más importantes, es la de organizar mejor los documentos y centralizarlos, pues así se ahorra mucho tiempo en trámites extensos que incluyen mucho papeleo. Estas apps también ayudan cuando dichos documentos deben de ser firmados y revisados por un gran número de colaboradores.
- Ahorro de recursos (papel y tiempo de traslado)
Piensa que, con una herramienta de este tipo, tu equipo y tú podrán ahorrar bastantes horas de traslado a un lugar a donde solo se necesita firmar un documento, imprimir y desperdiciar papel.
- Centralización de documentos y fácil accesibilidad:
Con las aplicaciones para firma digital es posible tener todos los documentos en una sola plataforma, en la que todos los involucrados tienen acceso, pueden revisarlos, firmarlos y dejar su visto bueno sin ninguna complicación, todo con la misma validez legal que una firma tradicional.
¿Cómo elegir la mejor aplicación para firmar documentos electrónicos?
El mercado ofrece muchas opciones de este tipo de aplicaciones. Sin embargo, aunque la mayoría buscan ser una alternativa al papel, lo más recomendable es elegir aquella que te ofrece algo extra y aporta mayor valor a tu negocio, por ejemplo:
- Plantillas flexibles para armar diversos tipos de documentos.
- Llenado automático de apartados (nombre, fecha, etc).
- Posibilidad de generar, cargar y enviar documentos de forma masiva.
- Seguridad en el sistema para proteger los datos de los colaboradores.
- El poder dar seguimiento a firmas que estén pendientes.
- Recibir notificaciones cuando se haya firmado un documento o cuando pasen días y aún no sea firmado.
Elegir la herramienta adecuada para empezar a utilizar la firma digital en tu empresa, es igual de importante que la elección de otras aplicaciones o herramientas de trabajo. De hecho, lo mejor sería optar por una plataforma integral que te permita gestionar diversos procesos que impliquen firma digital, trámites y gestión de documentos.
Por todos sus beneficios y funcionalidades, las aplicaciones de firma digital se han convertido en grandes aliadas para los equipos de Recursos Humanos en los últimos años.
Además, la firma digital puede facilitar la vida a tus colaboradores y centralizar su información en un solo espacio, aspectos clave al momento de gestionar bajas de la compañía, calcular prestaciones y buscar cierto control documental.
Las ventajas de una aplicación para firmar documentos
Implementar la firma digital en tu empresa no hace otra cosa que traer beneficios a tu organización, especialmente cuando se hace con la aplicación adecuada.
Estas soluciones que mencionamos anteriormente, implican ventajas, entre ellas:
- Ahorran costos de papeleo.
- Ahorran tiempo de gestión y de desplazamiento.
- Mantienen mejor organizados los documentos.
- Garantizan la seguridad y confidencialidad.
- Sirven como evidencia electrónica.
- Agilizan trámites administrativos, como el pago de impuestos, del Seguro Social o consulta de expedientes.
¿Conoces alguna otra ventaja de estas apps?
¿Qué función o característica te ha ayudado más en trámites largos y papeleo?
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Ya sea para:
- Aumentar la eficiencia de tus procesos.
- Mejorar la seguridad y la comodidad de tus colaboradores durante la firma de documentos.
…contar con una aplicación para la firma digital puede ser una gran ventaja para tu empresa.
Cuando eliges la aplicación ideal para las necesidades de tu empresa, no solo ganarás trámites más ágiles y rápidos, sino que podrás ofrecer una experiencia más moderna y sofisticada a tus colaboradores, clientes y socios, ¡haciendo de tu espacio de trabajo uno mucho más feliz!
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