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Pago de nómina

Proceso de nómina: tips para realizarlo sin errores

<span id=hs_cos_wrapper_name class=hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text style= data-hs-cos-general-type=meta_field data-hs-cos-type=text Proceso de nómina: tips para realizarlo sin errores

Autor:

Buk

Como bien sabes, el proceso de nómina involucra varios pasos complejos que requieren una gran cantidad de información. Por ello, es indispensable crear una estructura funcional que facilite y agilice el trabajo de quien está a cargo de la nómina en tu empresa, con el fin de reducir significativamente el número de errores que se producen a lo largo del proceso y la cantidad de tiempo invertido.

 

Recomendaciones para agilizar tu proceso de nómina

Para optimizar el proceso de nómina, debes tener en cuenta algunas recomendaciones en cada paso y, principalmente, crear una estructura que te permita trabajar cada vez más rápido sin cometer errores. Una estructura adecuada debe considerar los siguientes elementos para sostener un proceso de nómina fluido:

 

1. Movimientos IMSS

En primer lugar, es importante mantener actualizada la información de tus empleados en cuanto a altas, bajas y modificaciones de salarios, ya que el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) requiere que envíes reportes fidedignos de tu fuerza laboral a través del SUA (Sistema Único de Autodeterminación). Para estar al día en este proceso, debes tener la capacidad de reportar altas, bajas y modificaciones salariales velozmente, especialmente si tu empresa tiene una alta rotación de personal o un alto índice de movilidad interna. 

 

Sin embargo, estas tareas involucran el llenado de un archivo en formato .txt, el cual toma tiempo llenar manualmente y se presta a errores que pueden resultar en multas o sanciones por parte de IMSS. Para agilizar este paso del proceso de nómina, es conveniente contar con un sistema de nómina que digitalice la información de tus colaboradores y automatice estas tareas. De lo contrario, tus gerentes de nómina pueden invertir días en tareas manuales e, inevitablemente, cometer errores al manejar tanta información.

 

2. Registro de incidencias

Para completar el proceso de nómina, debes llevar un registro de incidencias que capture todos los conceptos que impactarán el cálculo de la nómina de ese periodo, tales como bonos, horas extra, faltas, comisiones, entre otros. No obstante, este registro puede ser complicado, ya que el equipo de Recursos Humanos debe tener la capacidad de capturar la información que proviene de varios canales distintos y centralizarla en un solo reporte. Manejar distintos canales de comunicación y de registro, distintos sistemas y documentos y mantener alineados a tus ejecutivos de Recursos Humanos para registrar cada incidencia adecuadamente puede convertirse en un obstáculo para crear un reporte de incidencias fidedigno. 

 

Es por esto que establecer claramente los roles de cada colaborador en este proceso podría beneficiarte. De esta manera, cualquier error en el registro es rastreable y corregible. Otro factor importante es la centralización de la información en un solo reporte o documento para poder calcular la nómina ágilmente cuando llegue el momento.

 

3. Cálculo y cotejo de nómina

Para calcular la nómina sin cometer errores, debes tener a la mano toda la información necesaria y ordenarla de manera que facilite su acceso, incluyendo las incidencias del periodo y los pagos extraordinarios, tales como reparto de utilidades, reembolsos, viáticos, aguinaldos, etc. Es necesario reducir al máximo la captura de datos y las operaciones matemáticas manuales, ya que es en estas tareas donde se produce la mayor cantidad de errores. 


De preferencia, utiliza un sistema de nómina que calcule la nómina automáticamente, con base en el reporte de incidencias. No olvides poner mucha atención durante el proceso de cotejo, pues es el último filtro de errores antes de realizar los pagos a tus colaboradores. Si no utilizas un sistema de nómina con una alta capacidad de procesamiento, considera el tiempo que te tomará calcular cada sueldo para que logres realizar los pagos correspondientes en tiempo y forma.

 

4. Pago de nómina

Durante el pago de la nómina, también es necesario evitar la captura manual de datos, ya que cualquier error puede convertirse rápidamente en un problema o, ciertamente, producir más trabajo para quien es responsable del proceso de nómina. Además, pagar los sueldos uno por uno puede llevar mucho tiempo que podrías invertir mejor en otras tareas. 

 

Por ello, es conveniente aprovechar la opción de dispersión de pagos masivos de tu banco. Para esto, tienes que descargar el archivo .txt con la estructura de información que requiere tu banco y asegurarte de llenarlo con los datos correctos, lo cual puedes hacer mediante un sistema de nómina para prevenir errores. De esta manera, evitas la captura manual de información en este paso del proceso de nómina y reduces significativamente los conflictos por pago de montos incorrectos.

 

5. Timbrado de CFDIs de nómina

El timbrado es uno de los pasos más tediosos del proceso de nómina si lo realizas manualmente, debido a que requiere una gran cantidad de información. Sin embargo, es también uno de los pasos más importantes, ya que de éste depende que tu empresa cumpla con sus obligaciones frente al SAT (Servicio de Administración Tributaria). 

 

El timbrado de CFDIs de nómina debe contener todos los datos relacionados al empleado—ahora incluyendo el Certificado de Identificación Fiscal (CIF)—, las retenciones del IMSS, INFONAVIT, INFONACOT, etc. En consecuencia, es recomendable contratar a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) que ofrezca sellos ilimitados, para abrir la posibilidad de validar cada factura cuantas veces sea necesario hasta que la información sea 100% correcta. También existen sistemas que realizan el llenado de información de los CFDIs automáticamente, con lo cual los ejecutivos de Recursos Humanos pueden ahorrar mucho tiempo.

 

6. Recibos de nómina

El envío de los recibos de nómina es el último paso del proceso de nómina, sin ser el más fácil: los recibos de nómina requieren también la información específica de cada empleado, por lo que generarlos toma tiempo. Sin embargo, es indispensable proveer a tus colaboradores con los recibos de pago de su sueldo o salario. Una herramienta digital puede ayudarte a generar los recibos rápidamente.

 

Para enviar los recibos de nómina a cada uno de tus colaboradores, puedes crear una lista de correos electrónicos que puedas reutilizar para evitar recopilar los datos de contacto cada periodo. También hay sistemas de nómina que realizan este proceso y envían los recibos automáticamente.

 

 

Ventajas de agilizar tu proceso de nómina

Uno de los principales beneficios de agilizar tu proceso de nómina es liberar el tiempo de tus colaboradores para que puedan enfocarse en estrategias de Recursos Humanos que mejoren la cultura organizacional de tu empresa, atender las necesidades de tus colaboradores, cumplir con funciones relacionadas a las evaluaciones de desempeño o capacitaciones, entre otras. Al final del día, el proceso de nóminaa pesar de ser indispensablees sólo un trámite, y las áreas de Recursos Humanos tienen la capacidad de mejorar significativamente la gestión de personas de las empresas para tener colaboradores más productivos y motivados. Crea una estructura del proceso de nómina que agilice cada paso y les permita a ti y a tu equipo crear lugares de trabajo más felices.

 

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