¿Cómo se calcula y se realiza el pago de nómina a los empleados?

El pago de nómina  es uno de los aspectos más importantes para cualquier organización, pues garantiza que los colaboradores reciban de manera oportuna y precisa la compensación por su trabajo. Este proceso implica una serie de cálculos y procedimientos meticulosos, en los que además de la retribución a los colaboradores, también debe contemplarse asistencia, vacaciones, horas extras y la aplicación de deducciones y beneficios.

 
Afortunadamente, la gestión de recursos humanos y el proceso de nómina han evolucionado gracias al uso de sistemas y plataformas especializadas, lo que ha facilitado la tarea de calcular y realizar el pago de salarios, incluso cuando se lleva a cabo de forma semanal, catorcenal, quincenal o mensual

El proceso de la nómina cada vez está más regulado, buscando un mayor cuidado por parte de las autoridades competentes. Por ejemplo la Resolución Miscelánea Fiscal 2022 estableció la regla 2.7.5.1, encargada de regular la expedición y entrega de los comprobantes fiscales por pago a los trabajadores para su certificación al SAT.

Ahí se establecen parámetros y obligaciones para señalar ingresos, actividades y retenciones de los colaboradores, con el uso de CFDI. Todo avanza y debes preparar a tu empresa para un panorama más riguroso y moderno en este sentido.

Conoce más de este tema y sigue leyendo esta nota: 

¿Qué elementos debes considerar para el pago de nómina?

Hay varios elementos que componen la estructura de la nómina y se dividen en dos grupos: las percepciones (remuneraciones) y las deducciones (retenciones). De este modo, la nómina se debe de conformar.

Remuneraciones

Dentro de las cuales, se encuentran:

• El sueldo.
• Prestaciones laborales y sociales.
• Pago por horas extra.

Deducciones

Que, a su vez, incluyen:

• Retenciones para el Seguro Social.
• Pago de impuestos para el SAT.
  

En situación excepcionales, también existen descuentos que no pueden exceder el 30% del salario mínimo, por tope legal.

Periodicidad del pago de nómina

Este factor es variable con la empresa, puesto y tipo de trabajo y se debe tener en cuenta para el cálculo de la nómina.

La periodicidad del pago de nómina se refiere a el plazo de tiempo que se establecerá entre cada pago correspondiente a las labores realizadas. Esta periodicidad por lo general es:

• Semanal
• Catorcenal
• Quincenal
• Mensual

El último caso puede variar al pagarse los días 30, 31, o incluso 29 o 28, dependiendo el mes.

También se deben tomar en cuenta los métodos de pago, que es la lección y la forma de pago adecuada para cada persona o colaborador, existen distintas formar de realizarlo, por ejemplo: depósito directo, cheque impreso . Esto debe ser aceptado por la empresa y legalmente permitido en la jurisdicción correspondiente.

Portabilidad de nómina: ¿Cómo funciona?

Este concepto se refiere simplemente a la posibilidad que tienen los colaboradores de recibir su sueldo en un banco diferente al asignado o al que previamente hayan elegido, es decir, trasladar su cuenta bancaria asociada a la recepción de su nómina de un banco a otro, sin perder la continuidad en el depósito de sus ingresos y funciona de la siguiente manera: 

Su funcionamiento es fácil, basta con que el trabajador se acerque a su institución bancaria, pida una solicitud de transferencia, la llene. Posteriormente, debe acudir al nuevo banco y presentar su estado de cuenta, tarjeta de débito, INE y contrato.

O bien, puede acudir al área de RH llevando su CLABE del banco donde quiera recibir el pago y las demás prestaciones, y listo.

Cómo garantizar la puntualidad y precisión en el pago de nómina

Como ya se mencionó, el pago de nómina está cada vez más regulado y vigilado, por ese motivo es importante hacer todo lo posible por evitar errores durante este proceso.

El factor humano inevitablemente puede fallar en algún momento. Para poder reducir la posibilidad de errores y cumplir con todas las regulaciones en cualquier recibo de nómina, lo mejor es llevar un proceso ordenado y dedicarle tiempo.

A su vez, es importante tener a un experto en el proceso de Nómina, ya sea que forme parte de la organización, o un consultor externo, que guíe a la empresa en este proceso y esté al tanto de todas las modificaciones a la Ley Federal del Trabajo, a la Ley del Seguro Social, a la Ley del ISR y más. 

A continuación te daremos algunos consejos para evitar cualquier tipo de error.

Soluciones para evitar problemas comunes en el pago de nómina

Algunas medidas y consejos que te pueden resultar útiles para evitar problemas en el pago de la nómina son los siguientes:

• Trabajar la nómina con antelación.
• Hacer revisiones y evaluaciones periódicas para ubicar posibles discrepancias entre la práctica y lo que exige la legislación.
• Ubicar errores previos y anotarlos para no volverlos a cometer.
• Buscar asesoría de gente experta en la elaboración de nómina.
• Automatizar procesos, idealmente por medio de plataformas especializadas.

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