Consejos para que el trabajo híbrido funcione

Luego de más de dos años de trabajo remoto obligado estamos retornando a una nueva normalidad, donde los colaboradores comienzan a regresar a las oficinas y empresas, pero aún están experimentando con los beneficios de hacer home office. 

De esta forma el trabajo híbrido surge como una alternativa para que negocios y empresas mantengan operaciones remotas y solo asista el personal necesario a la oficina.

El trabajo híbrido puede usarse como una estrategia para reducir costos, mejorar la productividad y crear condiciones favorables para una vida más feliz con un mejor equilibrio entre vida laboral y personal. 

Para construir una organización más feliz a través del trabajo híbrido, te daremos algunos consejos que te ayudarán a coordinarte y crear mejores condiciones de trabajo para todos.

Trabajo híbrido para la nueva normalidad

El trabajo híbrido consiste en la combinación de las ventajas de trabajar en la oficina y vía remota.

Seguramente ya tienes experiencia trabajando en línea, aquí te daremos algunas ideas para conseguir una excelente gestión de recursos humanos y coordinar efectivamente las tareas de la organización.

Para implementar un formato de trabajo híbrido te recomendamos: 

Prepara los espacios

Si en tu organización aún están trabajando en línea, pero ya están decidiendo retomar las actividades en oficinas y empresas, convoca a una jornada previa para hacer limpieza y ordenar el lugar antes de que los colaboradores empiecen a regresar a sus lugares. 

Toma en cuenta que la esencia del trabajo híbrido es hacer una parte del mismo haciendo home office y la otra realizarla en la oficina, por lo que podrás ahorrar en gastos de mantenimiento, servicios básicos (luz, agua, gas) e incluso en renta si decides hacer de la oficina un espacio más reducido sólo para tareas más específicas, como reuniones, la fabricación de productos, atención al cliente, ventas, entre otras. 

Consigue mejores espacios de trabajo en casa

Además de preparar las oficinas, debes asegurarte de que tus colaboradores cuenten con espacios adecuados en casa para trabajar, eso implica que deben tener acceso a Internet.

Organiza un calendario de trabajo

Para mantener el funcionamiento óptimo de el trabajo híbrido, organiza los horarios de tu equipo de acuerdo buscando que los días de asistencia a la oficina sean productivos mientras que, en casa, se mantenga el nivel de resultados esperado y para saber si se están cumpliendo las metas y objetivos, nada como saber que están a tiempo.

Utiliza un software de gestión de tareas 

Para optimizar el seguimiento a los resultados de tus colaboradores y tener el control de todas las actividades, productos y resultados, puedes implementar un software de gestión del colaborador, a través del cual puedes asignar y publicar tareas a tus colaboradores que les serán notificadas por correo electrónico y a través de su muro en la plataforma de gestión.

Tan fácil como una red social dedicada al trabajo en equipo.

El Portal del Colaborador de Buk tiene estas herramientas para trabajar en tu computadora o el móvil.

Establece las tareas solo se pueden hacer en la oficina 

Hay algunas actividades que solo pueden hacerse en el lugar de trabajo, ya sea porque requieren maquinaria especializada o para recibir clientes y visitas, al organizar las actividades y calendarios del equipo, asegúrate de que las actividades presenciales estén reflejadas en ellos. 

Automatiza tareas y actividades 

Si consigues un software que sea capaz de automatizar los procesos más recurrentes, como el pago de nómina, la generación de reportes, la realización de trámites administrativos o el seguimiento a tareas.

Al usar un software de este tipo en línea ahorrarás una gran cantidad de tiempo y harás más fácil el cumplimiento de las mismas.

Dependiendo del sector de trabajo, existen varias herramientas gratuitas que funcionan en línea.

Por ejemplo, Buk cuenta con una calculadora automática de nómina gratuita que permite hacer el proceso en minutos. 

Centraliza tus bases de datos

Para poder mantener la colaboración remota de una forma fluida y armónica y que la automatización se haga realidad, necesitas que la información de tu organización esté centralizada y organizada de forma tal que todos los colaboradores puedan acceder a ella de acuerdo con su nivel de responsabilidad y necesidades.

Por ejemplo, con un software integral de recursos humanos como Buk puedes centralizar el archivo electrónico de todos tus colaboradores para conocer su historial de pagos, permisos, capacitaciones, vacaciones, etc. y además, estos puedes gestionar sus trámites de forma electrónica, como la solicitud de incapacidades, permisos laborales y más. 

Implementa software para colaborar en línea 

Actualmente, la mayoría de las actividades que requieren trabajo de oficina, como el análisis de datos, estadísticas, labores administrativas y gestión de recursos humanos, cuentan con plataformas digitales para ser llevadas a cabo.

Encuentra la plataforma ideal para tu negocio que te permite hacer colaboraciones en línea como la edición de tablas, documentos, presentaciones, diseño o más, según tu ámbito laboral.

Al usar estas herramientas podrás seguir trabajando desde casa y llevar el trabajo a donde quiera que tengas conexión a internet. 

Utiliza un software integral de recursos humanos

Un apartado estratégico de las organizaciones son sus recursos humanos, por lo que para que una empresa funcione correctamente, debe tener al día y de forma eficiente factores como el pago de nómina, la realización de trámites administrativos, o el pago de materiales y servicios. 

Con el modelo híbrido para trabajar, la gestión de recursos humanos ya no necesita mucho personal y casi todo lo que típicamente hace un área de recursos humanos, se puede realizar a través de un software integral de recursos humanos.

Un software de este tipo está diseñado para funcionar por módulos que se integran orgánicamente a las funciones de recursos humanos de empresas pequeñas a grandes.

Así, mediante cada uno de sus módulos te permite integrar, visualizar y gestionar la mayoría de los procesos del área tales como: 

• Reclutamiento, selección, contratación y onboarding: procedimiento digital con herramientas integradas para diseñar puestos y perfiles, publicar y gestionar entrevistas y pruebas a vacantes, bases de datos de contratos digitales y apoyo para organizar e implementar el onboarding. 
• Cultura organizacional: comunicación interna, trámites administrativos en línea, encuesta de clima laboral y evaluación del desempeño y Nine Box.
• Historial electrónico de colaboradores integrado, consulta y edita información de cada colaborador, consulta su historial laboral y de pagos, realiza sus trámites. 
• Gestión y desarrollo de talento humano: Diseña e implementa los procesos de formación y capacitación a medida de las necesidades de tu organización. 
• Pago de nómina integrado: asistencias, horas extras, impuestos, aportaciones, prestaciones, bonos, pago de utilidades, vacaciones, etc. 

Los beneficios inmediatos de usar un software de recursos humanos bien implementado se ven reflejados en un mejor desempeño del área de recursos humanos, trámites más fáciles, menos errores en el cálculo de la nómina, pagos a tiempo y sobre todo, un ambiente laboral más feliz para todos.

Recién llegado a México, Buk es el software que permite que tu empresa se adapte al  trabajo híbrido de una forma sencilla, eficaz y apegada a la ley laboral. Si quieres conocer más sobre cómo crear un lugar de trabajo feliz, consúltanos aquí.