Una de las tareas fundamentales del área de recursos humanos es planear el presupuesto de capacitación, ejemplo de esto es cuando las organizaciones toman en cuenta el costo de cursos en su presupuesto del año siguiente para que sus colaboradores puedan aumentar sus conocimientos, habilidades, y por ende su productividad.
De acuerdo al reporte Habilidades 360°: América Latina 2020, se estima que el 52% de las organizaciones en LATAM invierten en la capacitación de sus empleados para perfeccionar sus competencias técnicas y blandas. Esto mejora las aptitudes de los colaboradores, pero ¿sabes cómo se elabora un presupuesto de capacitación? ¡Aquí te contamos!
¿Qué es un presupuesto de capacitación?
Es el conjunto de costos que de forma directa o indirecta se relacionan con el diseño, desarrollo, adquisición de materiales, ejecución y evaluación de los programas de formación orientados a los colaboradores. Considerar todos estos elementos es crucial para una buena capacitación, evitar la rotación de personal, tener colaboradores contentos, y al mismo tiempo no afectar las finanzas de la organización.
De hecho, un presupuesto de capacitación debería ser considerado como una inversión que generará importantes beneficios a la organización, no un gasto.
¿Cómo hacer un presupuesto de capacitación?
- Preparar uno de estos presupuestos requiere de diversos factores que verás a continuación, así como un ejemplo práctico y sencillo.
- Elementos del presupuesto
- Sueldos (diseñadores del programa, maestros que impartirán la capacitación, diseñadores, editores del material).
- Costo de materiales (producción y post producción).
- Gastos asociados con los participante (viáticos, gastos adicionales por tiempo extra)
- Gastos de oficina (lugar de grabación o de impartición del curso)
- Actividades de seguimiento post-capacitación (actividades extra, evaluación, certificación)
Presupuesto de capacitación: ejemplo sencillo
Quieres impartir un curso de Inteligencia Emocional que va a durar 5 días hábiles. Va a ser diseñado por un facilitador, al que le llevará 10 días armarlo y cobrará $500 por día.
Para impartir la capacitación, vas a requerir 2 instructores, ya que son 60 colaboradores a los que se va a impartir el taller y los vas a dividir en 2 salones de 30 colaboradores cada uno. Los instructores cobrarán $1,000 por día, pero quizás no residan en el lugar, por lo tanto, hay que pagar sus gastos de traslado y viáticos.
Se requieren materiales y habrá gastos de oficina, ya que se usarán 2 espacios para ambos grupos. Pero no habrán gastos de post-capacitación, ya que no buscamos certificar ni evaluar.
Ejemplo: cifras totales:
- El diseñador del programa se llevará $5,000 mxn.
- El diseñador y editor de los videos y recursos especiales cobrará $2,500 mxn por editar 5 videos.
- Los 2 instructores cobrarán $10,000 mxn (ambos), $5,000 mxn c/u.
- Se estimará que los gastos de viaje representarán $3,000 mxn por boleto de avión ida y vuelta, por instructor ($6,000 por ambos).
- Los viáticos diarios por instructor se consideran en $800 mxn por cada uno ($1,600 mxn por ambos y $8,000 mxn por los 5 días).
- Los materiales tienen un costo de $3,000 mxn.
- Y los gastos de oficina $500 mxn por salón, por los 5 días. En total $1,000 mxn.
- El presupuesto final requerido será de $35,500 mxn con impuestos incluidos
¡Si tienes claros estos elementos, te será sumamente fácil hacer el cálculo!
Beneficios de tener un presupuesto de capacitación
Dentro de los beneficios más importantes, se pueden considerar: - Tener un control de gastos puntual.
- Planificar la inversión que se hará y los recursos que se necesitan para poder apartarlos con tiempo
- Localizar las oportunidades de mejora y cuidar el desarrollo de los colaboradores.
¿Cuánto presupuesto tengo por ley para capacitar a mis colaboradores?
Como tal, no existe una ley en donde se determine de forma expresa cuánto presupuesto se debe destinar a la capacitación del personal, más cuando esto depende de necesidades muy específicas.
Sin embargo, se estima que muchas organizaciones invierten un monto que puede llegar hasta el 5% del presupuesto salarial anual, para fines de capacitación.
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