El proceso de nómina es de los más importantes en una empresa, pues involucra el control del salario, deducciones y retenciones, presentado en cifras desglosadas en un comprobante o recibo de nómina por cada trabajador, en un lapso determinado.
Así mismo, realizar este proceso de forma cuidadosa y organizada es fundamental para evitar errores de cálculo o demora, pues esto puede llegar a desgastar la relación entre la empresa y el colaborador o incluso llegar a generar fuertes multas y sanciones por parte de la autoridad.
Según lo regula el artículo 15 de la Ley del Seguro Social Federal, una de las obligaciones del patrón es llevar registros clave, dentro de los que se encuentra la nómina. De hecho, debe conservarlos por los próximos 5 años siguientes de la fecha de su emisión.
Además, la nómina juega un papel fundamental para realizar pagos de forma organizada y mantener buenos registros.
¿Quieres saber más acerca de cómo optimizar tus procesos de nómina? Sigue leyendo este artículo.
¿Cómo funciona el pago de nómina?
- Lo primero es tener en claro que debes pagarles a tus colaboradores en una fecha determinada, de forma exacta.
- Lo siguiente es definir el método que se utilizará para pagar la nómina, ya sea transferencia, cheque o efectivo.
- Por otra parte, necesitas tener preparado un listado con las cantidades netas que corresponden a cada trabajador. Dicho listado, además del sueldo neto a pagar, debe de contar con el número de empleado, su nombre, tipo de pago y el banco, en caso de que sea por transferencia o cheque.
¿Cuáles son las etapas del proceso de nómina?
Las fases que componen este proceso en el que se paga a los colaboradores su sueldo, se pueden resumir en 8. Ya que es un proceso complejo que involucra el pago de impuestos y contribuciones al seguro social. Además, debe de ser un exacto, ya que involucra el sueldo que corresponde a un colaborador de acuerdo a la ley.
Fases:
1. Sueldo y retenciones: Debes determinar los salarios y las deducciones de cada trabajador, de acuerdo a su puesto y a las capacidades económicas de la empresa. No olvides tomar en cuenta todos los impuestos que se deben de pagar (como el ISR e ISN) y las aportaciones al seguro social.
2. Políticas de pago: Define las políticas de pago, con el objetivo de que exista transparencia en cuanto al salario, prestaciones y deducciones que existen por ley.
3. Calendario: Calendariza los pagos para evitar retrasos y mala organización. Estos pueden ser semanales, catorcenales, quincenales o mensuales.
4. Incidencias o descuentos: Revisa si hubo alguna incidencia o descuento, para poder recalcular lo que debe recibir cada colaborador.
5. Pagos adicionales: Toma en consideración también si debe haber pagos extras, como bonos.
6. Suma y resta: Haz las sumas y restas correspondientes, de todo lo anterior, para calcular la nómina de forma correcta.
7. Reportes: Obtén reportes, los cuales servirán para los créditos bancarios, el Infonavit y el IMSS. Eso es parte de las obligaciones fiscales, así como de seguridad social, del patrón.
8. Paga: Realiza los pagos y cierra el proceso de nómina. Archiva los pagos y prepara tus declaraciones.
Importancia de la nómina: Relación empleado-empresa
La relevancia de la nómina está dada, principalmente, por el hecho de que los colaboradores la necesitan para satisfacer sus necesidades financieras. Además, es el pago por su trabajo y refleja su esfuerzo y empeño durante el periodo.
A su vez, es la prueba de que las empresas y los colaboradores cumplen la ley y sus obligaciones fiscales, tanto el pago de impuestos, como el pago de su seguro social. Permitiendo que los organismos gubernamentales involucrados y todos los trabajadores puedan conocer cada aspecto de sus ingresos de manera clara.
Herramientas para mejorar el proceso de nómina
Si quieres hacer más eficiente el proceso, además de apoyarte en un calendario de pagos, puedes implementar un software que te permita gestionar la nómina.
Con una solución digital puedes automatizar funciones, hacer cálculos inmediatos, simplificar procesos extraordinarios (como el pago de bonos o descuentos), validarlo rápidamente desde cualquier lugar, en cualquier momento, y darles sus recibos a los trabajadores en cuestión de minutos, a través de varios canales.
5 Ventajas del software de nómina
1. Ahorro de tiempo: Calcula automáticamente la nómina en minutos y simplifica procesos extraordinarios como finiquitos y aguinaldos.
2. Precisión: Genera reportes personalizados y editables, garantizando cálculos precisos y actualizados.
3.Facilidad de uso: Gestiona movimientos ante el IMSS y notifica al SAT de forma automática.
4. Accesibilidad: Colaboradores pueden acceder a sus recibos de nómina en línea y en la app.
5. Control total: Monitorea gastos y crea reportes detallados para un mejor control financiero.
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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