Todo lo que debes saber sobre nómina

La nómina es un pilar fundamental en cualquier organización, pues es la forma en la que se asegura que los colaboradores reciban el pago de su salario de manera precisa y puntual. Para los especialistas en Recursos Humanos, dominar este proceso no solo garantiza el cumplimiento de sus obligaciones patronales, legales y fiscales, sino que también fortalece la confianza y satisfacción con los equipos.

De hecho, nuestro estudio Gestión de Nómina: ¿Cuánto impacta en la experiencia de los colaboradores?, señala que el 25% de los trabajadores llegan a sentirse poco valorados tras identificar un error en el pago de su salario.

Por tanto, conocer a fondo la nómina, desde sus componentes, gestión, cálculo de incidencias y hasta la automatización de tareas, es crucial para optimizar procesos, evitar errores costosos y cuidar la relación con los colaboradores.

Por ello, en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la nómina, incluyendo herramientas esenciales, estrategias y consejos prácticos. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la nómina? 

La nómina es el proceso en el que las empresas retribuyen a sus colaboradores por el trabajo realizado en un tiempo determinado. Por ley, las compañías están obligadas a generar un recibo de nómina ( CFDI 4.0), un documento donde se detalla el sueldo de cada trabajador, así como lo que debe retenerse de su salario para fines de impuestos y seguridad social.

La gestión de la nómina es distinta en cada empresa y empleado: la periodicidad, el cálculo de percepciones, incidencias, deducciones, así como de otros conceptos legales y fiscales como la retención del ISR, hacen que este proceso sea uno de los más complejos para los equipos de Recursos Humanos.

Cualquier error puede traer consecuencias legales para la organización, e incluso dañar la relación con los colaboradores.

Con el fin de evitar desacuerdos y abusos, las autoridades han establecido normas y leyes que regulan el pago de nómina, entre ellas:

• La Ley Federal del Trabajo (LFT)
• La Ley del Seguro Social (LSS)
• El Código Fiscal de la Federación (CFF)
• La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)

Nómina: Obligaciones de los empleadores

Durante el proceso de nómina, las empresas están sujetos a diversas obligaciones, las cuales se encuentran descritas en las leyes y normas mencionadas anteriormente. Por ejemplo, de acuerdo con el artículo 804° de la LFT, es importante que los empleadores cuenten con los siguientes documentos para gestionar los sueldos y salarios:

• Contratos de trabajo individuales (cuando no haya contratos colectivos o de ley aplicable).
• Listas de raya, nómina o recibos de pagos de salarios.
• Controles de asistencia.
• Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas de esta ley, pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social. 

Estos documentos deberán resguardarse adecuadamente mientras exista una relación de trabajo y hasta un 1 año después de que se rompa el vínculo laboral.

El artículo 15° de la Ley del Seguro Social establece que los empleadores están obligados a:

• Inscribir a sus colaboradores en el IMSS.
• Comunicar altas y bajas, modificaciones de salario y otros, en un plazo no mayor a 5 días hábiles.
• Llevar registro de la nómina, donde se mencionen los días trabajados, los salarios percibidos y demás.
• Conservar estos registros por 5 años, después de su fecha de creación. 
• Determinar las cuotas obrero patronales de sus colaboradores y comunicarlas al IMSS. 
• Proporcionar al IMSS, elementos donde se comunique la existencia, naturaleza y cuantía de sus obligaciones. 
  
  

Tipos de nómina

La forma de gestionar la nómina varía dependiendo la empresa, el tamaño de su fuerza laboral, el sector o industria a la que pertenece u otros tipos de necesidades financieras. De ahí que existan diferentes tipos.

En general, los tipos de nómina suelen determinarse por dos factores, su periodicidad y el cargo del colaborador. Podemos encontrar 4 tipos de nóminas distintas:

• Semanal
• Catorcenal
• Quincenal
• Mensual

Existe el tipo de nómina por puesto de trabajo, que se diferencía por la jerarquía en la que se encuentra el colaborador, existe:

• La general que se destina a los colaboradores. 
• La que se destina a altos cargos de la empresa. Esta última práctica no se lleva a cabo en todas las organizaciones, pero se maneja de esta forma por temas de confidencialidad.

Elementos que componen la nómina

La nómina es un proceso fundamental para la administración de Recursos Humanos, pero también uno de los más complejos de gestionar para el área. Conocer sus elementos y componentes puede ayudarte a elaborar cálculos y de manera rápida y eficiente. 

Entre los elementos más importantes se encuentran: 

Percepciones: 

Son todos y cada uno de los ingresos que recibirá el trabajador durante el periodo de tiempo determinado. Esto incluye las percepciones salariales como:

• Sueldo base
• Prestaciones  de ley (Aguinaldo, Vacaciones, Prima Vacacional)
• Horas Extra
• Bonificaciones
• Subsidio para el empleo (siempre que aplique).
• Indemnizaciones y primas laborales

Asimismo, aquí también se contemplan percepciones no salariales como uniformes, comida, transporte, compensaciones en especie, etc.

Deducciones: 

Son las cantidades que deben descontarse del salario bruto de los colaboradores. Aquí entran:

• Aportaciones de Seguridad Social, 
• INFONAVIT, 
• INFONACOT
• Créditos del patrón al trabajador. 

Retenciones:

Son las cantidades que los patrones deben restar al salario bruto de los trabajadores, principalmente el pago del Impuesto Sobre la Renta, otros impuestos o cuotas de deducción directa como la pensión alimenticia (en caso de existir).

Formato del recibo de nómina

En caso del formato, los recibos del pago de la nómina deben contar con lo que pide el SAT e IMSS. Entre ellos:

• Encabezado:
   
  • El número de recibo
  • Lugar y fecha de expedición
  • Datos de la empresa: Logo, nombre o razón social, domicilio fiscal, registro patronal, número telefónico.
  • Datos del colaborador: Número de identificación del empleado, CURP, RFC, puesto, área, régimen fiscal y riesgo del puesto. 
• Información laboral: Contrato, jornada, periodo y antigüedad.
• Percepciones salariales: Salario base, horas extra y trabajo en días festivos.
• Percepciones salariales adicionales: Vales, transporte, bonos y gratificaciones. 
• Deducciones: ISR, IMSS, pago a sindicatos, AFORE, ISN.
• Información del pago: Fecha de inicio y corte, banco, CLABE, forma y método de pago, clave, cantidad, unidad, descripción, valor unitario, importe (percepciones y deducciones), total gravado, horas extra (días, tipos, cantidad de horas), descuento (motivo), observaciones, subtotal, descuentos, ISR y el total. 

Además, el recibo de nómina debe incluir obligatoriamente un apartado que diga:

“Recibí de (empresa) el total señalado y estoy de acuerdo con lo indicado en este recibo.” 

El cual tendrá que ser firmado de forma digital o autógrafa por el colaborador.

¿Cómo se calcula la nómina?

Para poder elaborar la nómina de forma adecuada, idealmente hay que seguir un proceso que permita tomar todo en cuenta.

En la medida en que el proceso de nómina esté bien definido y estructurado, menos serán las probabilidades de cometer errores de cálculo. Por ello aquí te compartimos los pasos fundamentales: 

1. Definición de políticas de salario

El conjunto de principios y metodologías para retribuir a los colaboradores, incluyendo lineamientos para estipular salarios de la organización. 

Esto implica revisar el organigrama para conocer actividades y responsabilidades, investigar los rangos salariales de los puestos, tomar en cuenta el presupuesto para definir los rangos salariales, crear un documento donde se estipule cómo se determinan los salarios (conceptos y deducciones), establecer la periodicidad del pago de nómina y finalmente comunicar esto a los colaboradores. 

2. Elaboración de calendario de pago

Se debe determinar y planear con anticipación un calendario para pagar la nómina. No se debe hacer de forma improvisada, ya que se debe de evaluar el presupuesto, liquidez, entre otros temas financieros para prevenir incumplimientos.

3. Determinación de sueldo y prestaciones

En el primer paso ya se definieron los lineamientos, ahora se debe determinar el sueldo y las prestaciones de cada colaborador, de forma puntual. Sin olvidar incluir las prestaciones mínimas de ley, y sí es posible y la organización lo desea, agregar prestaciones y beneficios adicionales. A todo esto se le conoce como percepciones recurrentes, ya que se dan cada periodo.

Además existen las percepciones extraordinarias, como lo son los bonos, comisiones, tiempo extra laborado y gratificaciones adicionales.

En este paso, también es importante verificar el RFC de los colaboradores, para tener certeza de que se tienen sus datos correctos.

4. Establecimiento de deducciones y descuentos 

Las establecidas por la LSS, son las que el colaborador tiene que dar al IMSS, pero es el empleador el que:

• Define el monto a deducir de la nómina de sus colaboradores.
• Comparte y detalla todo en el recibo para que sus colaboradores sepan qué es lo que se les está deduciendo. 

Las establecidas por la LISR, son las que el colaborador debe pagar al SAT. 

Además, también se descuentan préstamos de la empresa, adelantos de sueldo, retardos, faltas, y más. 

5. Identificación de incidencias

Las incidencias son eventualidades o los cambios que surgen en el periodo, en relación a los colaboradores y sus funciones. Estas influyen en su remuneración y modifican el monto de la nómina, e incluyen inasistencias injustificadas, horas extra, vacaciones, incapacidades, entre otras.

Pueden representar un aumento o descuento en la nómina. Y además, afectar los factores de integración del IMSS y el Salario Base de Cotización (SBC) para el cálculo de las deducciones. 

6. Cálculo de nómina

Con toda la información reunida, se debe de realizar el cálculo de nómina de cada colaborador. Incluyendo su salario, percepciones y prestaciones, la cantidad de días y horas trabajadas, las deducciones, incidencias, la periodicidad de la nómina y más.

• Registro de ajustes: Se deben registrar altas, bajas y modificaciones salariales. Para 

• presentarlas ante el IDSE, los 5 días después de hacer estos cambios, de lo contrario podrán haber sanciones. 

• Cálculo de percepciones: Recurrentes (salario y prestaciones) y extraordinarias (bonos, comisiones, tiempo extra laborado y gratificaciones). 
• Cálculo de deducciones: Recurrentes (IMSS, ISR, INFONAVIT, fondo de ahorro, ISN) y extraordinarias (préstamos, adelantos de sueldo, retardos, faltas, entre otros). 

7. Pago de nómina

El proceso termina al pagar a los colaboradores su sueldo y al entregarles sus recibos de nómina correspondientes.

El pago puede ser hecho por medio del Sistema de Transferencias y Pago, Layout de dispersión bancaria, cheque o efectivo.

Timbra la nómina o certifica los pagos realizados a los colaboradores. Primero se deben enviar la nómina en formato .txt o .xml al tu Proveedor Autorizado de Certificaciones, el cual debe verificar si se cumplen los requisitos del SAT, de ser así, el timbrado se hará de forma automática, pero de lo contrario, deberá de corregirse y enviarse nuevamente.

El recibo de nómina llega por medio del Proveedor Autorizado de Certificaciones que se tiene, para que lo puedas enviar a tus colaboradores y ellos lo firmen para respaldar su legalidad.

8. Pago de impuestos y procesos extraordinarios

Se debe de calcular y realizar el pago de impuestos: 

• La cuotas obrero patronales (IMSS e INFONAVIT): Se deben procesar en el SUA para obtener el disco de pago y realizar el pago del monto estipulado. 
• ISN: Se debe determinar mensualmente el impuesto correspondiente a los pagos que se hagan a los colaboradores. 
• ISR: Las retenciones que se hayan hecho a los colaboradores, deberán entregarse al SAT.

Estos tres procesos deberán efectuarse a más tardar el 17 del mes siguiente al que correspondan.

A su vez existen procesos extraordinarios que también deben pagarse, como:

• PTU: Cada año, debe pagarse el Reparto de Utilidades de acuerdo con la LFT. El cual se paga dentro de los 60 días posteriores a la fecha en la que se haya hecho la declaración anual. 
• Aguinaldo: Se debe tomar en cuenta el pago del aguinaldo, el cual debe realizarse antes del 20 de diciembre y mínimo tiene que ser de 15 días de salario por año laborado. 

Importancia de usar un software de nómina

El uso de un software de nómina es esencial para los equipos de Recursos Humanos, ya que automatiza y simplifica procesos complejos, permitiendo un cálculo preciso y rápido de la nómina.

Entre sus ventajas destacan la reducción de errores, la generación automática de reportes y documentos, la gestión eficiente de incidencias y deducciones, así como la posibilidad de simular finiquitos y liquidaciones. Además, facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social, mejorando la transparencia y el control de datos con tus colaboradores. 

¿Cómo llevas a cabo tu proceso de nómina? 
Escribe en la sección de comentarios.

Comprender la nómina en México es esencial para cualquier empresa que busque operar de manera eficiente y conforme a las regulaciones. La nómina no solo es el cálculo de salarios y deducciones, también incluye aspectos fundamentales como la seguridad social, los impuestos y las prestaciones laborales. Implementar una gestión de nómina adecuada asegura el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal.

Una gestión de nómina bien estructurada no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también mejora la cultura organizacional y la eficiencia operativa. Es crucial que las empresas inviertan en herramientas y conocimientos adecuados para gestionar este aspecto vital de la administración empresarial en México.

¿Ya conoces a Buk?

Buk es un software integral de Gestión de Personas con el que podrás optimizar tus procesos de nómina para que ahorres el mayor tiempo posible. 

…pero, ¿cómo?

• Generando archivos de cierre de mes, en minutos.
• Proporcionándole a tus colaboradores sus recibos de nómina a través de la plataforma.
• Mostrando los gastos de tu organización, además de crear reportes y los perfiles de acceso necesarios.
• Simulando finiquitos, liquidaciones y calculando indemnizaciones. 
• Permitiéndote descargar archivos .txt y completando automáticamente la información que requiere el SUA e IDSE para reportar, altas, bajas y modificaciones salariales
• Notificando al SAT sobre el pago de nómina y retenciones (IMSS, INFONAVIT, entre otros). 
• Calculando automáticamente la nómina, en base a las incidencias. 
• Simplificando el manejo de procesos extraordinarios.
• ¡Y más!

¿Qué esperas para unirte a Buk? ¡Agenda una llamada con nosotros! para que te contemos todos los detalles!